Gestão de Negócios

Burocracia nas empresas: 6 dicas para diminuir no cenário brasileiro

março 12, 2019
Tempo de leitura 3 min

Qualquer responsável pela administração de um negócio tem arrepios só de ouvir a palavra burocracia. Embora a padronização dos processos, uma característica desse procedimento, seja importante para manter um determinado padrão de qualidade, em excesso há prejuízo à competitividade e o desenvolvimento de empresas de todos os tamanhos.

E, apesar de parte desses entraves ser causada pela legislação brasileira, muitos negócios sofrem com a burocracia dos próprios procedimentos, que não são implementados para otimizar as atividades. Pensando nisso, trouxemos dicas para ajudar a minimizar a burocracia nas empresas. Vamos lá?

1. Dê autonomia aos colaboradores

Lembre que todo funcionário contratado está ali por ter demonstrado a capacidade necessária para desenvolver as atividades delegadas a ele. Por isso, é importante determinar com clareza o que cada um pode fazer sem depender da autorização dos seus superiores.

Isso permite uma maior dinâmica nos processos do dia a dia, aumentando a produtividade e solucionando, de forma mais rápida, problemas que eventualmente surgirem.

2. Não exagere nas reuniões

“Uma reunião que poderia ser um e-mail”. Tenha sempre em mente essa frase antes de convocar os colaboradores para discutir qualquer assunto em conjunto. Avalie a relevância da pauta a ser debatida no encontro e reflita se ela realmente demanda uma reunião para ser resolvida. Caso contrário, o que foi proposto para solucionar alguma questão pode se transformar em algo enfadonho e que não chega a lugar algum.

3. Use a tecnologia

Várias tarefas podem ser facilitadas com o bom uso da tecnologia. Emissão de folha de pagamento, controle de vendas feitas no cartão, envio e recebimento de documentos e automatização de tarefas repetitivas são apenas alguns dos exemplos do que a tecnologia é capaz de fazer. Essas ferramentas também reduzem a chance de erros, que aumentam o retrabalho e diminuem a produtividade.

4. Defina um organograma e um cronograma

Um organograma ajuda até mesmo pequenas empresas, que costumam ignorá-los. Saber qual é a hierarquia dos cargos reduz a burocracia, uma vez que cada colaborador sabe quais são suas obrigações, bem como a quem recorrer na hora que precisa.

Já os cronogramas são úteis na medida em que eles evitam que os projetos fiquem presos em meio a trâmites burocráticos. Com a definição dos prazos de cada etapa, torna-se mais simples visualizar o progresso das atividades. Só não esqueça de estabelecer prazos realistas e estimular o cumprimento deles.

5. Reveja os processos

Mesmo que seu negócio esteja há muito tempo no mercado, nem sempre o processo utilizado ao longo de todo esse período é o melhor possível. Podem existir outras opções que permitem fazer mais com menos recursos.

Por isso, reveja periodicamente como as coisas estão sendo feitas, sempre procurando aperfeiçoá-las. Obviamente, tais mudanças devem ser acompanhadas de perto por quem entende do assunto para ter certeza de que os efeitos são positivos.

6. Mantenha a organização

Pequenas mudanças de atitude melhoram a organização do negócio e reduzem a burocracia. Papeladas em excesso, local de trabalho desorganizado e até e-mails confusos atrapalham o rendimento de todos os envolvidos. A desorganização torna mais complicadas tarefas que, muitas vezes, deveriam ser simples, como responder uma mensagem ou encontrar um documento.

Fora de controle, a burocracia nas empresas pode se transformar em um grande monstro, consumindo o tempo de todos os colaboradores, que passarão a entregar um trabalho de menor qualidade. Logo, focar na redução da burocracia é investir em produtividade e, por consequência, em melhores resultados.

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